Come scegliere un software gestionale per parrucchieri?

Avere un gestionale in salone non significa automaticamente lavorare meglio e fatturare di più. Il gestionale non svolge il lavoro di una persona ma permette di creare un’organizzazione decisamente migliore. Ecco perché, per scegliere un buon software creato su misura per l’esigenza di parrucchieri e centri estetici, è fondamentale valutare le funzionalità.

Cosa analizzare quindi?

Le funzioni principali su cui concentrarsi sono: agenda digitale (con opzione di prenotazione online), cassa con scontrini e invio telematico corrispettivi, magazzino, fatturazione elettronica, scheda cliente completa e adeguata per il GDPR, ma soprattutto statistiche sulla produttività di collaboratori e clienti che sono la vera chiave per capire le metriche che portano al successo un salone di bellezza.

foto agenda digitale software parrucchieri

Il gestionale migliore è quello che unisce la semplicità di utilizzo con la completezza e versatilità. L’apprendimento è un primo scoglio: per superarlo è importante scegliere uno strumento con un design grafico moderno, facile, che includa aggiornamenti frequenti e continuativi. Il tutto supportato da un servizio clienti 7 giorni su 7 per garantire l’assistenza in salone ad ogni evenienza.

Se il lavoro è molto flessibile e si vogliono gestire gli appuntamenti anche in mobilità, consultare sia le statistiche che le analisi da casa, allora si può scegliere un software cloud compatibile con tutti i sistemi operativi desktop, tablet e mobile.

Gestionale installato sul pc o software in Cloud?

I primi gestionali per parrucchieri e estetisti sono nati oltre 20 anni fa e sono stati sviluppati per essere utilizzati come programmi installati all’interno del computer (nella maggior parte dei casi con sistema operativo Windows). Il vantaggio, nel passato, era derivato da poter fruire di tutte le funzionalità aver bisogno di connessione internet oltre che avere una potenza di calcolo per sfruttare il programma nativo, a causa di browser web molto lenti. Il vantaggio ulteriore è dato dall’estrema versatilità e integrazione con dispositivi personalizzati che vengono utilizzati in salone (es. stampanti fiscali particolari o driver per connettere microcamere e attrezzature). Negli ultimi anni, è stato possibile sviluppare applicazioni web e utilizzarle direttamente tramite internet, così da evitare installazioni sul computer e utilizzarle anche da tablet o smartphone.

Un programma tradizionale è adatto ancora in casi di utilizzo da una singola postazione: se si vuole utilizzare il gestionale solo da un computer in salone è una scelta valida. Tuttavia è importante ricordare che il backup dei dati deve essere effettuato ogni giorno, in quanto si può correre il rischio di perdere il proprio lavoro se il computer si rompesse.

L’utilizzo di un software installato spesso permette di utilizzare computer più vecchi, perché richiede poca memoria e funziona su qualsiasi versione di Windows, non sfruttando il browser. Un software cloud ha bisogno di più memoria RAM e di un sistema operativo più recente ma consente di essere utilizzato su qualsiasi computer Windows o Mac, tablet iPadOS, Android o smartphone OS.

Le funzioni di un gestionale: quali sono quelle importanti?

Per scegliere il miglior gestionale bisogna rispondere a semplici domande, quali:

  1. Voglio un software che abbia la gestione della cassa integrata? Se sì voglio avere una chiusura di cassa digitale?
  2. Voglio avere una visibilità online? Se sì, voglio dare la possibilità ai clienti di prenotare in ogni momento? E di prepagare online?
  3. Voglio avere la possibilità di lavorare anche da casa o preferisco avere solo il sistema in salone?
  4. Se vendo prodotti all’interno del salone voglio tracciare i movimenti dei prodotti stessi? Voglio avere una funzionalità che tracci il magazzino per capire lo spreco dei prodotti?
  5. Voglio creare delle promozioni o raccolte punti? Se sì, voglio effettuare una gestione della fidelizzazione anche tramite abbonamenti prepagati?
  6. Quanto sono importanti i social network per il salone? Ho bisogno di creare campagne di comunicazione tramite SMS o email?

Quali caratteristiche del software valutare in dettaglio?

Agenda appuntamenti

E’ un dato di fatto che in un salone di bellezza, specialmente in un centro estetico con diverse cabine o in una SPA, la gestione degli appuntamenti ricopra un ruolo chiave per la perfetta organizzazione del lavoro. Se tra le difficoltà più frequenti si riscontrano la difficile interpretazione della calligrafia sul planning cartaceo, il difficile incastro derivato da scrittura minuta e la presenza di decine di collaboratori in agenda, la mancata presentazione dei clienti per dimenticanza o per promemoria appuntamenti non inviati, un’agenda digitale è la scelta corretta per risolvere le difficoltà riscontrate. Si eviteranno così gomma e correttore, note poco leggibili e appuntamenti saltati.

Un’agenda digitale ben strutturata che gestisca anche le cabine è lo strumento giusto per evitare overbooking, calcolare correttamente i tempi di posa, ricordarsi lo storico del cliente facilmente, salvare i turni dei collaboratori e pianificarli con semplicità.

Nella gestione dell’appuntamento bisogna considerare l’utilizzatore primario: se è presente una receptionist o una persona dedicata alla gestione del salone, allora il promemoria automatico della prenotazione via sms/email, lo spostamento automatico di tutti i trattamenti in caso di cambio appuntamento, un sistema di anagrafica che ricordi autonomamente quando mancano i dati del cliente o che registrino le preferenze di marketing rispettando il GDPR, la funzione che permetta di ripetere l’appuntamento ricorrente per i clienti settimanali/bisettimanali o mensili sono vantaggi indiscussi per velocizzare ogni giorno il lavoro di 30/60 minuti.

Prenotazioni online via sito internet, app o pagina Facebook/Instagram

Oltre il 79% della popolazione in Italia è connessa e i clienti spendono in media 6 ore al giorno navigando nel web. Avere un’agenda digitale connessa con internet permette di essere visibili a 50 milioni di persone e di ricevere prenotazioni ad ogni ora del giorno e della notte. Inoltre, se il salone ha un target di clienti giovani o business (ad esempio liberi professionisti, notai, manager, avvocati, consulenti) si dà la possibilità di prenotare quando la chiamata in salone non è possibile o viene dimenticata durante la giornata al lavoro. Bisogna considerare la prenotazione online come un’estensione dei servizi che si offrono al cliente e non come una sostituzione del telefono che rimane lo strumento principale di comunicazione.

app per prenotare online il parrucchiere

Il mondo della bellezza sta vivendo una rivoluzione copernicana, come successe nel settore del turismo nel 2010. Oggi 4 italiani su 5 prenotano le proprie vacanze online: anche il settore della bellezza sta cambiando e si sta evolvendo, come dimostra lo studio della Yodle Insights pubblicato nel 2017:

  • il 61% dei clienti si aspetta dal proprio salone di bellezza la possibilità di prenotare online,
  • oltre il 40% dei clienti prenota un appuntamento oltre l’orario di apertura,
  • il 42% dei clienti preferisce prenotare online piuttosto che parlare al telefono
  • il 71% predilige la prenotazione online su smartphones.

Registratore di cassa e corrispettivi telematici

Se il numero di passaggi in salone supera i 300 su base mensile o se il numero dei collaboratori è superiore a 3, avere un sistema che generi lo scontrino della cliente in modo automatico garantisce il minor numero di errori e la minore attesa nel momento del pagamento in cassa. Un registratore fiscale tradizionale spesso non consente di dare alla cliente una trasparenza della sua spesa di bellezza oltre che non permette di raccogliere le statistiche per valutare il rendimento del salone in dettaglio. E’ importante ricordare che, utilizzando un gestionale con il punto cassa integrato, è possibile scaricare ad esempio shampoo o creme per il corpo venduti in modo automatico dal magazzino prodotti per analizzare un report sulle vendite in modo rapido e semplice.

La scelta di software di cassa completo per un salone di acconciatura o di estetica deve tenere in considerazione anche la funzionalità di invio telematico dei corrispettivi che da Luglio 2019 entra in vigore per le attività con un volume d’affari superiore a 400.000 euro (da 1 Gennaio 2020, per tutti).

I vantaggi principali che può portare un gestionale di cassa adottato insieme ad una stampante fiscale collegata sono:

  • la possibilità di avere un listino prezzi completo, già preimpostato senza dare discrezionalità all’operatore di applicare ogni volta una cifra differente
  • un prezzo personalizzato automatico per i clienti più affezionati, con un avviso dell’ultimo prezzo applicato per un servizio più esclusivo
  • una rendicontazione dei pagamenti per la quadratura del POS e il totale incassato tramite carte di credito
  • la gestione dei sospesi e dei crediti riscossi
  • la vendita degli abbonamenti con riferimento allo scontrino di vendita, con scarico automatico dei servizi durante gli appuntamenti successivi
  • l’applicazione di prezzi personalizzati in base al collaboratore
  • lo storico di cancellazione di servizi o di aggiunte delle proposte successive all’appuntamento
  • il conto del cliente partendo da tutti i servizi prenotati senza dover effettuare un reinserimento
  • la chiusura di cassa semplificata senza l’utilizzo del registratore fiscale, con report già elaborati per un’analisi immediata dei risultati economici del salone di bellezza

Un plus per chi riceve o emette molte fatture, è l’integrazione in cloud della fatturazione elettronica, entrata in vigore di legge dal 2019. Quest’opzione, se presente nel gestionale di cassa, permette di inviare fatture elettroniche già firmate digitalmente e di riceverle dai fornitori senza aspettare il commercialista, evitando di collegarsi al cassetto fiscale dell’agenzia delle entrate. Direttamente dal gestionale, si può consultare l’elenco delle spese con entrate ed uscite già sincronizzate.

Statistiche dipendenti, produttività e incassi

Quando si lavora da soli o con un collega/collaboratore l’analisi dei dati è uno strumento giudicato spesso superfluo. Da una parte è vero: l’altra faccia della medaglia che in molti dimenticano però è altrettanto importante. Per crescere e capire quando aggiungere collaboratori in salone o avere incassi sufficienti ad assumere nuovi apprendisti, è necessario controllare l’andamento del salone.

Per ogni professionista che opera nel campo della bellezza, la parola d’ordine è report comprensibili e facilmente consultabili. Scegliere un gestionale che mostri visivamente in modo grafico, i ricavi, la produttività dei servizi, gli incassi del giorno e i margini di incremento, permette di focalizzarsi sulla crescita del salone. In particolare, è importante scegliere un gestionale che permetta di consultare in modo immediato le 3 statistiche principali:

  1. Statistiche incassi con:
  • Incasso totale, confrontato con anno precedente
  • Incasso prodotti
  • Incasso servizi
  • Scontrino medio

     

  1. Statistiche collaboratori con:
  • Incasso dipendente
  • Scontrino medio
  • Prodotti venduti
  • Provvigioni dipendente
  • Servizi svolti e % sul totale
  • Ore libere e lavorate

     

  1. Statistiche clienti con:
  • Suddivisione per frequenza
  • Clienti nuovi
  • Clienti persi
  • Fidelizzazione clienti
  • Scontrino medio clienti

Se il salone di bellezza effettua numerose vendite di prodotti, anche le statistiche relative al magazzino assumono un ruolo importante per l’ottimizzazione dei costi e l’aumento degli incassi: grazie ad un report semplice è possibile analizzare e incentivare le vendite e, quindi, aumentare i guadagni.

Magazzino, scarico prodotti e ordini

La gestione dell’inventario dei prodotti – considerando che ogni dipendente consuma mediamente 5.000€ annui di merce – diventa un punto critico quando la dimensione del salone supera i 3 dipendenti. Considerando che lo spreco medio in Italia si attesta tra il 5% e il 10% dei prodotti utilizzati, la corretta gestione di un magazzino per un’attività di bellezza con 3 addetti permette di aumentare i guadagni, ogni anno, di circa 2.000 euro solamente eliminando gli sprechi.

Guardando facilmente le statistiche sui prodotti morti, si può attivare una promozione o promuovere un servizio particolare, sfruttando la merce pagata rimasta sugli scaffali. Avere prodotti invenduti è come avere soldi bloccati in banca che non possono essere utilizzati con la consapevolezza che presto saranno obsoleti o da dismettere.

I saloni di bellezza che hanno un magazzino superiore a 20.000€ hanno un vantaggio importante se il gestionale consente di:

  • avvisare quando ci sono prodotti sottoscorta o da riordinare per tempo
  • scaricare in modo sicuro i prodotti da magazzino evitando furti ed errori
  • sapere lo spreco dei prodotti
  • conoscere quali prodotti non riordinare più se morti o invenduti da tempo, eventualmente applicando promozioni
  • tenere sotto controllo carichi e scarichi per fornire al commercialista un rendiconto immediato dell’inventario

Marketing e comunicazioni

I saloni di bellezza, offrono servizi alla persona. Un concetto fondamentale per cui la relazione tra professionisti e clienti fa da padrone per garantire la fidelizzazione. In un settore dove il tasso di ritorno dei clienti è superiore all’80%, il marketing e la comunicazione permettono di tenere viva la relazione anche quando il cliente esce dal negozio.

Quando le presenze superano le centinaia (superiori a 200) un’azione di attenzione al cliente dev’essere tra le priorità.

Non bisogna pensare alle comunicazioni come meri strumenti di marketing e promozioni: il ringraziamento per l’appuntamento, la richiesta di una recensione sui social network, gli auguri di buon compleanno sono i cardini per un marketing relazionale e non pubblicitario.

Se il salone di bellezza ha necessità di pianificare in modo efficace ed automatico i messaggi personalizzati per ogni cliente, uno strumento di marketing integrato con lo storico del cliente è ciò che permette di aumentare i passaggi e gli incassi fino al 10%. Prima di creare promozioni ecco alcuni esempi da poter fare con un software di CRM (Customer Relationship Managment, gestione delle relazioni con i clienti) integrato all’interno di un gestionale:

  • informare i clienti di aperture straordinarie o di eventi organizzati in salone
  • introdurre nuovi membri dello staff
  • ringraziare i nuovi clienti con un messaggio particolare di benvenuto e dimostrare quanto sia stato apprezzato avere quel cliente in salone
  • inviare auguri di buon compleanno e di buon Natale
  • coinvolgere i clienti persi con un “è da molto tempo che non ti vediamo in salone” oppure “speriamo di rivederti presto in salone”
  • avvisare di nuovi servizi o nuovi prodotti introdotti in salone recentemente

Inoltre, in certi momenti della settimana o in periodi particolari, si possono promuovere offerte speciali stagionali o inviare coupon per certe tipologie di clienti. Questo è possibile grazie a un invio intelligente rivolto solo a clienti selezionati, in modo da inviare promozioni mirate basate sul comportamento dei clienti. Se il salone ha un database superiore a 1.000 persone, un gestionale avanzato può aiutare in queste attività fondamentali di cura verso i clienti.

Promozioni, Abbonamenti e tessere fedeltà

E’ molto importante avere la possibilità di creare promozioni, gift card, abbonamenti e tessere fedeltà, per i centri estetici, SPA o per i parrucchieri che vogliono creare pacchetti ad hoc per i clienti più esigenti. La possibilità di assegnare e applicare automaticamente le promozioni è cruciale se il salone supera le 300 presenze mensili e se vuole puntare ad aumentare la fidelizzazione. Utilizzare pacchetti prepagati, permette di anticipare gli incassi per finanziare corsi di formazione, ristrutturazioni/ampliamenti dei locali o nuove assunzioni. Inoltre, premiare i clienti più fedeli è una delle attività di relazione più importanti per contare su quei clienti che ogni anno spendono in salone una cifra che supera i 1.000 euro. Anche le tessere punti, permettono di aumentare la fidelizzazione e il numero di passaggi in salone, consentendo di aumentare gli incassi valorizzando il proprio patrimonio in anagrafica, prima di effettuare campagne di reclutamento di clienti nuovi.

Dopo aver deciso quali sono le funzioni fondamentali per il business, per valutare i diversi gestionali bisogna prendere in considerazione l’affidabilità del produttore del software e la qualità del servizio clienti.  Questo perché, un sistema che non si evolve nel tempo, sarebbe un investimento destinato ad essere obsoleto in poco tempo, se consideriamo gli adempimenti normativi introdotti negli ultimi anni quali GDPR o fatturazione elettronica che molti software tradizionali non hanno supportato.

Quanto deve costare un gestionale? E’ utile richiedere una demo gratuita?

Il costo di un software di gestione per un salone di bellezza deve essere rapportato ai benefici che porta. Se è un software basic, con poche funzionalità il suo prezzo sarà sicuramente più basso perchè apporterà meno valore aggiunto.

Quanto si deve investire in un programma quindi? Si può valutare in quanto tempo i ricavi aggiuntivi andranno a ripagare i costi dedicati all’acquisto o alla licenza del software.

Alcuni esempi:

  • Se il software prevede l’invio di sms gratuiti di promemoria appuntamento, si può calcolare un valore di appuntamenti recuperati pari al 2% dei passaggi mensili. Se si suppone una media di 300 appuntamenti fissati al mese, circa 6 persone non si presentano, in base alle stime, per dimenticanza. Recuperando 6 appuntamenti per uno scontrino medio di 30 euro, grazie al gestionale si incassano 180 euro altrimenti persi.
  • Se il software permette un risparmio sulla gestione del registratore di cassa, è importante includerlo nel calcolo dei benefici
  • Se il software permette la prenotazione online, è possibile recuperare alcuni appuntamenti altrimenti dimenticati dalle clienti tramite telefono

Un acquisto può comportare un investimento iniziale tra i 500 e i 4.000€, mentre un noleggio può avere un costo indicativo compreso tra i 40 e i 90 euro al mese, assistenza inclusa.

Il consiglio è di diffidare da finanziarie o da leasing: la scelta di un gestionale deve includere anche l’analisi di eventuali vincoli di permanenza o obblighi di contratto. E’ importante scegliere un sistema che non obblighi a sottoscrivere abbonamenti pluriennali con penali di disdetta o che obblighi a pagare a rate eventuali computer o accessori acquistati. In tale modo si ha la facilità di aggiornare il sistema con nuove soluzioni sul mercato e non si hanno costi nascosti qualora non si rimanesse soddisfatti dalla scelta.

Prima di acquistare qualsiasi gestionale, e quindi comprare a scatola chiusa, è consigliato preferire le società software che danno la possibilità di fare una prova gratuita oppure una demo, sempre gratuita. In questo modo si potrà avere un primo approccio con il sistema, senza vincoli, e valutare tutte le caratteristiche fondamentali, così da poter acquistare consapevolmente.

Come valutare l’affidabilità di un software e cosa tenere in considerazione

Prima di scegliere un gestionale è importante considerarne l’affidabilità o grazie all’opinione di colleghi che l’hanno già provato o grazie alle recensioni degli utenti.

L’opinione dei colleghi è la più importante. Come i clienti arrivano in salone grazie al passaparola, un software consigliato da un collega del settore è un’ ottima premessa di buon funzionamento. In questo caso, è utile tenere in considerazione il maggior numero di opinioni e non limitarsi ad ascoltare solamente pochi pareri, basandosi sulle motivazioni alla base della scelta. E’ consigliato chiedere quanto sia cambiata l’organizzazione e la gestione del lavoro, quali funzionalità sono le più utili e quali caratteristiche hanno.

Le recensioni degli utenti: nel caso in cui si voglia espandere la propria ricerca basandosi non solo sulle opinioni dei colleghi, per valutare più scelte (magari anche le ultime arrivate) è sufficiente fare una ricerca su Google e scrivere “opinioni software per saloni di acconciatura” e arricchire la propria esperienza facendo tesoro delle opinioni degli utenti. Si deve tenere a mente che le persone preferiscono condividere una recensione negativa piuttosto di una positiva, a quel punto, per prendere una decisione, si può considerare la risposta e la gestione delle recensioni negative da parte dell’azienda.

Con un gestionale si migliora il lavoro in salone, si semplifica la gestione degli appuntamenti, si migliora l’esperienza del cliente, si valorizzano i collaboratori e si avrà sotto controllo in ogni momento l’andamento del salone, oltre ad avere la possibilità di investire in nuove strategie e concentrarsi sulla fidelizzazione dei clienti. Scegliere un buon gestionale è il primo passo da fare per puntare al successo del proprio salone di bellezza.

Tu sei l’artista, noi il tuo manager.